Notiuni privind documentele si clasificarea acestora

Documentaţi-procedeu al metodei contabilitaţii 1. Noţiuni privind documentele şi clasificarea acestora Contabilitatea are sarcina de a urmări, controla şi înregistra situaţia economică-finandară şi activitatea întreprindelor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzător care să permită cunoaşterea fenomenelor si proceselor economice în dimensiunile în care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comportă şi implicatiile pe care le produc. Procesal cunoaşterii contabile începe în mod obligatoriu cu acţiunea de conservare şi de culegere a informaţiilor, a datelor despre patrimonial întreprinderii. Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea datelor ei pe bază de acte scrise. Nici o operaţie economică un se poate înregistra în contabilitate fără un act scris în care să fie consemnată operaţia respectivă. Documental serveşte la formalizarea în scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu carácter economic care produc modificări ale patimoniului. Documentul care consemnează producerea unor fapte se naşte în afara contabilităţii; contabilitatea serveşte de acest procedeu pentru a realiza obiectul său de activitate în perimetral de întreprinderii. Documentaţia, ca procedeu al metodei contabiliza, este actiunea de culegere şi consemnare în documente a datelor privitoare la operaţiile ecnomice dintr-o întreprindere, în momentul şi la local efecto lor. Documentele sunt acte scrise în care se consemnează cifric şi letric, în etalon natural, bănesc sau de muncă, de regulă în momentul şi la locul înfăptuirii lor, operaţiile economice-financiare precum şi evenimentele determinate de necesităţi organizatorice şi administrative, cu scopul de a servi ca dovadă a înfăptuirii acestor operaţii şi ca bază a înregistrării lor în contabilitate. În funcţie de conţinutul şi destinaţia lor rolul documentelor se manifestă pe multiple planuri. Astfel documentele îndeplinesc următarile funcţii: • Funcţia de consemnare letrică şi cifrică, cantitativă şi valorică a operaţiilor economice efectuate în cadrul întreprinderii; • Funcţia de acte justificative care stau la baza înregisrării în contabilitate curentă a operaţiilor economice consemnate în ele; • Exercitarea controlului economic şi financiar pentru apărarea integrităţii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmări activitatea economică şi financiară a întreprinderii în cele mai mici detale. Ele servesc la verificarea activităţilor desfăşurate, prin aceasta contribuie la întprirea autonomiei economico-financiare a întreprinderilor, la conrolul respectării disciplinei financiare şi contractuale. • Funcţia de calculaţie ce permite calculul consumurilor de producţie, costurilor, cheltuielilor şi veniturilor al rezultatelor financi. Caracterul lor de acte justificative conferă documentelor o funcţie juridică, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile şi obligaţiile băneşti ale întreprinderilor în cazul unor litigio, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de probă în justiţie, pentru stabilirea adevărului şi servesc ca bază în cercetarea organelor judiciare. Documentele stau la baza organizării celor trei forme ale evidentei economice: evidenţa operativă, statistică şi contabilitatea. Pentru înregistrarea unor operaţii, cele trei forme ale evidenţei economice folosesc, în unele cazuri aceleaşi documente. Îndeplinirea acestor funcţii este condiţionată de calitatea documentelor, de operativitatea întocmirii lor şi circulaţiei până la locul înregistrării şi valorificării lor.